Zlecenie wykonane, teksty zaakceptowane, faktura wystawiona — a płatność wciąż nie wpływa. Mijają dni, potem tygodnie, czasem nawet miesiące. Pojawia się niepewność: czy wiadomość z fakturą nie dotarła, czy klient zapomniał, czy też celowo zwleka? Monity mailowe i telefoniczne pozostają bez odpowiedzi, a Ty zastanawiasz się, jak realnie dochodzić wynagrodzenia za zrealizowaną pracę. Poniżej znajdziesz usystematyzowane i praktyczne wskazówki, co zrobić, gdy klient nie zapłacił faktury.
Brak zapłaty za fakturę — od czego zacząć?
Na początku przeanalizuj podstawę współpracy i dokumentację. Inaczej ocenia się sytuację przy umowie o dzieło (art. 627 i n. k.c.), inaczej przy umowie zlecenia lub świadczenia usług (art. 734 i n. k.c.), a jeszcze inaczej przy stałej współpracy B2B. Jeśli nie zawarto odrębnej umowy, kluczowa jest korespondencja mailowa lub inna wymiana wiadomości, w której określono warunki (zakres, termin, wynagrodzenie, sposób akceptacji). Taka korespondencja może stanowić umowę i dowód w sporze.
Zweryfikuj:
– termin płatności z faktury,
– datę wymagalności (od kiedy liczą się odsetki),
– czy klient wykorzystał materiał (np. opublikował teksty lub wdrożył treści),
– poprawność danych na fakturze (NIP, nazwa, adres, numer konta),
– potwierdzenie odbioru i akceptacji (mail, komunikator, protokół odbioru).
Zwróć uwagę na terminy przedawnienia. Co do zasady roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem 3 lat, ale wynagrodzenie z umowy o dzieło oraz ze zlecenia co do zasady przedawnia się po 2 latach (od oddania dzieła lub wykonania zlecenia; art. 646 i art. 751 k.c.). Jeżeli masz pewność, że klient dobrowolnie nie zapłaci, działaj metodycznie i dokumentuj każdy krok.
Pięć sprawdzonych kroków, aby wyegzekwować należność
Zanim sięgniesz po środki ostateczne, warto przeprowadzić uporządkowaną, udokumentowaną sekwencję działań. Często już konsekwentna komunikacja oraz formalny ton wystarczają, by uruchomić płatność.
Jak możesz dochodzić zapłaty?
- Monit mailowy i telefoniczny — uprzejme przypomnienie o zaległości z podaniem kwoty, numeru faktury, terminu płatności i aktualnego salda. Poproś o potwierdzenie otrzymania wiadomości. Zachowuj potwierdzenia wysyłki i notatki z rozmów.
- Ponowne przypomnienie — bardziej stanowcze, z krótkim terminem na uregulowanie (np. 3–7 dni) i zapowiedzią naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie. W korespondencji wskaż podstawę naliczenia odsetek (art. 481 k.c.).
- Wezwanie do zapłaty (pisemne) — wyślij mailem oraz listem poleconym z potwierdzeniem odbioru na adres z KRS/CEIDG. Określ jednoznaczny termin (np. 7–14 dni), numer rachunku i tytuł przelewu, dołącz kopię faktury i zestawienie odsetek.
- Przedsądowe wezwanie do zapłaty — sformalizowane pismo z wyraźną zapowiedzią skierowania sprawy na drogę sądową i dochodzenia kosztów, jeżeli dłużnik nie zapłaci w terminie. W relacjach B2B rozważ doliczenie ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 euro zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
- Postępowanie sądowe i egzekucyjne — po bezskutecznych wezwaniach złóż pozew (np. w elektronicznym postępowaniu upominawczym), uzyskaj tytuł wykonawczy, a następnie skieruj sprawę do komornika.
W przypadku opóźnienia masz prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie (w obrocie konsumenckim) albo odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (w relacjach przedsiębiorca–przedsiębiorca). W transakcjach B2B możesz również dochodzić ryczałtowej rekompensaty 40/70/100 euro w zależności od wartości świadczenia pieniężnego oraz rzeczywistych, wyższych kosztów odzyskiwania należności, jeśli je wykażesz.
Jak poprawnie przygotować wezwanie do zapłaty
Sporządzenie skutecznego wezwania do zapłaty nie jest skomplikowane, ale warto zadbać o precyzję i kompletność informacji. Dobrze przygotowany dokument porządkuje sprawę i bywa ostatnim impulsem do dobrowolnej zapłaty.
Wezwanie powinno zawierać co najmniej:
- datę i miejsce sporządzenia pisma;
- pełne dane wierzyciela i dłużnika (nazwa, adres, NIP/PESEL, dane kontaktowe);
- kwotę roszczenia głównego oraz wskazanie dokumentu (numer faktury, data wystawienia i termin płatności);
- aktualną kwotę odsetek i podstawę prawną ich naliczenia (art. 481 k.c., a w B2B także ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom);
- termin zapłaty liczony od doręczenia (np. 14 dni) oraz formę płatności: numer rachunku i sugerowany tytuł przelewu;
- podstawę prawną i umowną roszczenia (rodzaj umowy, data, numer; ewentualnie odwołanie do korespondencji mailowej i załączników);
- czytelny podpis osoby uprawnionej (imię, nazwisko, funkcja, kontakt);
- informację o konsekwencjach braku zapłaty w terminie: skierowanie sprawy na drogę sądową, dochodzenie kosztów i odsetek, a następnie egzekucji komorniczej.
Warto dołączyć kopię faktury, fragmenty korespondencji potwierdzające zlecenie i akceptację, a także notę odsetkową. Pismo wyślij mailem oraz listem poleconym za potwierdzeniem odbioru — data doręczenia porządkuje bieg terminów.
Gdy mimo monitów płatności nie ma — postępowanie elektroniczne, sądowe i egzekucyjne
Skutecznym i często szybszym rozwiązaniem jest złożenie pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU) przed e-sądem — Sądem Rejonowym Lublin‑Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny. EPU dotyczy wymagalnych roszczeń pieniężnych; opłata wynosi 1,25% wartości przedmiotu sporu (to 1/4 standardowej 5% opłaty).
Po złożeniu pozwu sąd może wydać nakaz zapłaty. Jeżeli dłużnik nie wniesie sprzeciwu, nakaz się uprawomocnia i możesz uzyskać klauzulę wykonalności, a następnie skierować sprawę do komornika. Gdy dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa trafia do sądu właściwego miejscowo; wtedy konieczne jest złożenie dowodów (umowa, korespondencja, faktury, potwierdzenia doręczeń). W niektórych sprawach, gdy dysponujesz mocnym dokumentem (np. pisemnym uznaniem długu, zaakceptowanym rachunkiem — art. 485 k.p.c.), możliwe jest postępowanie nakazowe, które bywa szybsze i tańsze.
Postępowanie egzekucyjne prowadzi komornik sądowy wybrany przez wierzyciela. Egzekucja może objąć rachunki bankowe, wynagrodzenie, ruchomości, a przy większych kwotach także wierzytelności i nieruchomości dłużnika. Zasadniczo koszty procesu i egzekucji obciążają dłużnika, o ile wygrasz sprawę. W praktyce pomoc profesjonalnego pełnomocnika procesowego ułatwia dobór właściwej ścieżki i dowodów, co ma znaczenie zwłaszcza przy sporach o większą wartość.
Jak zminimalizować ryzyko współpracy z nierzetelnym klientem
Choć opóźnienia w płatnościach się zdarzają, wiele ryzyk można ograniczyć już na etapie nawiązywania współpracy i ustalania zasad rozliczeń.
- Weryfikacja wiarygodności
Sprawdź kontrahenta w rejestrach CEIDG/KRS, przejrzyj historię i zakres działalności, zweryfikuj NIP i status VAT (zwłaszcza przy transakcjach międzynarodowych także w VIES). W relacjach B2B pomocne są biura informacji gospodarczej (np. KRD, BIG InfoMonitor, ERIF) oraz analiza opinii w sieci — do rekomendacji podchodź krytycznie, ale traktuj je jako sygnały ostrzegawcze. - Umowa i jasne zasady
Spisz warunki współpracy: zakres i standard wykonania, kamienie milowe, sposób i termin akceptacji, harmonogram i warunki płatności, wysokość wynagrodzenia, zasady poprawek, odsetki za opóźnienie. W branżach kreatywnych praktyczna jest klauzula, że przeniesienie autorskich praw majątkowych lub udzielenie pełnej licencji następuje po zapłacie całości wynagrodzenia — do czasu rozliczenia klient korzysta z utworu na ograniczonej licencji. Pamiętaj, że korespondencja mailowa również tworzy zobowiązanie i może być dowodem na ustalone warunki. - Płatności z góry i transze
Przy nowych lub jednorazowych zleceniach rozważ zaliczkę 30–50% albo rozliczenie etapowe (np. akonto po akceptacji konspektu, reszta po oddaniu tekstu). Zaliczka poprawia płynność i ogranicza ryzyko. W ściśle uregulowanych przypadkach można stosować zadatek, który ma określone skutki ustawowe (art. 394 k.c.). - Platformy i pośrednicy rozliczeń
Serwisy do sprzedaży usług/tekstów (np. Useme, Giełda Tekstów, Allegro) zapewniają formalny obieg dokumentów i często mechanizm escrow, co zmniejsza ryzyko braku płatności. Minusem są prowizje i określone regulaminy, do których trzeba się dostosować.
Praca freelancera daje elastyczność i niezależność, ale łączy się z odpowiedzialnością za formalności, dokumentowanie ustaleń i egzekwowanie płatności. Dobra organizacja, klarowne zasady i konsekwencja w działaniu znacząco zwiększają bezpieczeństwo finansowe.
Podsumowanie
Gdy klient nie płaci za fakturę, kluczowe są: rzetelna weryfikacja podstaw współpracy, szybkie uruchomienie procedury monitów i wezwań, naliczenie należnych odsetek oraz — w razie potrzeby — sięgnięcie po ścieżkę sądową (w tym EPU) i egzekucję. Jednocześnie warto ograniczać ryzyko na przyszłość poprzez sprawdzenie kontrahenta, precyzyjną umowę z jasnymi zasadami akceptacji i płatności, zaliczki albo rozliczenia etapowe oraz stosowanie rozwiązań, które formalizują obieg i zabezpieczają wynagrodzenie.